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Escritório de Contabilidade Somar : Dicas para ser um contador de sucesso

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Imagem reprodução Web

Ser uma referência de bom atendimento ao cliente é motivo de orgulho para todo profissional contábil. No entanto, conforme seu escritório de contabilidade ganha novos clientes e expande os serviços oferecidos, é natural que você e sua equipe fiquem mais atarefados e cada vez com menos tempo disponível. No entanto, o volume de trabalho jamais pode ser um motivo para que a qualidade no atendimento caia!

1. Contar com um FAQ (Frequently Asked Questions) que abrigue informações relevantes para as MPEs, gerando conhecimento e mantendo um histórico de informações.

Você pode criar um guia com perguntas e respostas sobre temas práticos, por exemplo: “como fazer o pagamento da Guia de Previdência Socal (GPS)”, ou “como emitir notas fiscais”. Um FAQ é muito útil para pesquisas rápidas e seu cliente pode visitá-lo sempre que julgar necessário, sem ter o trabalho de entrar em contato com o escritório. Se ele precisar treinar um novo funcionário, por exemplo, é possível otimizar o treinamento indicando que o novo colaborador leia esse material.

Do outro lado, sua equipe mantém o foco nas atividades diárias, sem precisar repetir as mesmas instruções frequentemente. No site da Inovare Consultoria LTDA empresa contábil localizada na cidade de Patrocínio, em Minas Gerais, você pode ver um exemplo prático de um FAQ. Ficou animado? Você pode criar seu próprio FAQ usando ferramentas gratuitas como o Aranha Joomla FAC (planos gratuitos e pagos) e o FACme (em inglês), por exemplo.

2. Enviar um boletim informativo mensalmente para o e-mail de seus clientes abordando os temas em destaque para o micro e pequeno empreendedor.

É importante que seu conteúdo seja de fácil entendimento e tenha instruções práticas sobre como a MPE deve proceder para se adequar às novas exigências, como possíveis alterações no Simples Nacional,Bloco K  eSocial; novas exigências trabalhistas (como o seguro para o estagiário); as novas regras do ICMS; entre outros. Evite a todo custo inserir links para legislações e emendas constitucionais, pois isso tende a confundir o cliente e até mesmo gerar falta de interesse.

A grande sacada é que você traduza o assunto para uma linguagem amigável e passe instruções claras sobre o que precisará ser feito. Com isso, as MPEs podem se organizar melhor sem a necessidade de acionar o escritório em busca de orientações sobre o que fazer com as novas demandas do governo. Com o tempo, seu cliente já vai saber que, quando sair uma novidade, você logo vai enviar um informativo bem claro sobre o assunto e ele não precisa se preocupar em ligar ou enviar um e-mail perguntando.

Para disparar seus e-mails, conte com ferramentas especializadas, como o MailChimp (gratuito para até 2.000 contatos), Benchmark (também gratuito para até 2.000 contatos) e oActiveCampaign (com planos a partir de US$9, cerca de R$ 35 mensais).

3. Adotar uma plataforma de atendimento ao cliente para garantir que nenhuma solicitação fique esquecida em um e-mail ou em bilhetes em cima da mesa.

Centralizar os contatos com as MPEs em plataformas de atendimento ao cliente  (comoZendesk, Neoassist e Omnize, por exemplo), permite gerenciar as demandas, identificando rapidamente problemas críticos que precisam de atenção imediata e assuntos para os quais sua equipe pode se planejar para atender. Além disso, esse tipo de solução mantém um histórico das solicitações de atendimento para consulta. Com o recurso do FAQ Inteligente, por exemplo, seu cliente tem autonomia para fazer uma pergunta na área de busca do seu site e encontrar respostas específicas (ou relacionadas) ao tema que ele busca.

A solução vai se retroalimentando para ser cada vez mais assertiva na apresentação das respostas. Com isso, seu cliente ganha agilidade para sanar questões do dia a dia sem ter que parar para pedir ajuda. Além disso, as plataformas tecnológicas para atendimento ao clientepermitem medir o desempenho de cada colaborador, bem como da equipe, por meio de relatórios gerenciais, permitindo avaliar a qualidade no atendimento prestado.

Fonte: ContaAzul

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